Про затвердження Правил роботи архівних установ України
Наказ Міністерства юстиції України; Правила, Форма типового документа, Опис, Акт, Список, Картка, Реєстр, Паспорт, Журнал, Замовлення від 08.04.2013656/5
Документ z0584-13, чинний, поточна редакція — Редакція від 07.11.2018, підстава - z0721-18


____ __________ 20___ р.

Зміни до облікових документів внесено:

________________________________
(найменування посади)


_________
(підпис)


_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ р.

Формат А4 (210х297).



Додаток 31
до Правил роботи
архівних установ України

КАРТКА ОБЛІКУ
НЕВИЯВЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ

Назва архіву ______________________

Архівосховище № _________________

Фонд № ____, назва фонду _____________________________________________________

№ опису

№ справи (документа)

Заголовок справи (документа)

Крайні дати документів

Кількість аркушів у справі (документі)

Назва документа (документів), що підтверджує відсутність справи (документа)

Позначки про хід розшуку

Результати розшуку

1

2

3

4

5

6

7

8

Формат А4 (210 x 297).



Додаток 32
до Правил роботи
архівних установ України

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву


______
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата

Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду

АКТ

_______________№_____________
______________________________
                 (місце складення)

ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ПРИЧИНИ ВІДСУТНОСТІ
ЯКИХ ДОКУМЕНТАЛЬНО ПІДТВЕРДЖЕНО

Фонд № __________________________

Назва фонду __________________________________________________________________

У результаті ________________________________________ встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Причини їх відсутності документально підтверджуються, у зв'язку з чим вважаємо за необхідне зняти з обліку:

№№ з/п

Опис №

Справа №

Заголовок документів (справи)

Крайні дати

Кількість аркушів

Причини відсутності (назва, номер і дата документа)

1

2

3

4

5

6

7

Разом _______________________ справ, __________________________ документів.
                          (цифрами і словами)                                             (цифрами і словами)

Зміст втрачених документів може бути частково відтворено такими документами:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Завідувач відділу

____________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Завідувач архівосховища

____________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Старший зберігач фондів

____________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

СХВАЛЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Комісії з контролю
за наявністю, станом та розшуком
документів державного архіву

Протокол засідання Центральної
комісії Укрдержархіву з контролю
за наявністю, станом і розшуком документів

___________ № ______

___________ № ______

Зміни до облікових документів внесено:

________________________________
(найменування посади)


_________
(підпис)


_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

Формат А4 (210х297).



Додаток 33
до Правил роботи
архівних установ України

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву


______
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата

Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду

АКТ

_______________№_____________
______________________________
                     (місце складення)

ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ШЛЯХИ РОЗШУКУ ЯКИХ ВИЧЕРПАНО

Фонд № ____________

Назва фонду __________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

У результаті __________________________________________________________________
встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв'язку з чим вважаємо за доцільне  зняти з обліку:

№№ з/п

Опис №

Справа №

Заголовок документа (справи)

Крайні дати

Кількість аркушів

Можливі причини відсутності

1

2

3

4

5

6

7

Разом __________________ справ, ____________________________________ документів.
                    (цифрами  і словами)                                              (цифрами і словами)

Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Завідувач відділу

____________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Завідувач архівосховища

____________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Старший зберігач фондів

____________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

СХВАЛЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Комісії з контролю
за наявністю, станом та розшуком
документів державного архіву

Протокол засідання Центральної
комісії Укрдержархіву з контролю
за наявністю, станом і розшуком документів

___________ № ______

___________ № ______

Зміни до облікових документів внесено:

________________________________
(найменування посади)


_________
(підпис)


_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

Формат А4 (210х297).



Додаток 34
до Правил роботи
архівних установ України

АКТ
про завершення розшуку документів



Додаток 35
до Правил роботи
архівних установ України

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву


______
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата

Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду

АКТ

_______________№_____________
______________________________
                   (місце складення)

ПРО НЕВИПРАВНІ ПОШКОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Фонд № ____

Назва фонду _________________________________________________________________

У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи:

№ опису

№ справи (документа)

Заголовок пошкодженого документа (справи)

Крайні дати

Кількість аркушів

Характер та причини пошкоджень

1

2

3

4

5

6

Разом виявлено пошкоджених __________________________________ документів (справ).
                                                                                               (цифрами і словами)

Завідувач відділу

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Зберігач фондів

_______________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Зазначені документи підлягають зняттю з обліку, оскільки ___________________________
____________________________________________________________________________

Експерти

_______________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


_______________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


_______________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

Зміни до облікових документів внесено:

________________________________
(найменування посади)


_________
(підпис)


_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

СХВАЛЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК (ЕК) архіву

Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву

___________ № ______

___________ № ______

Формат А4 (210297).



Додаток 36
до Правил роботи
архівних установ України

_____________________________________________________________________
(найменування архіву)

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
користування каталогами

Початок _________

Закінчення _______

Формат А4 (210 x 297).

№№ з/п

Дата користування

Вид каталогу

Тема дослідження, запиту

Відомості про користувача

Наслідки звернення до каталогу

1

2

3

4

5

6

Формат А4 (210 x 297).



вгору