Про затвердження Правил роботи архівних установ України
Наказ Міністерства юстиції України; Правила, Форма типового документа, Опис, Акт, Список, Картка, Реєстр, Паспорт, Журнал, Замовлення від 08.04.2013656/5
Документ z0584-13, чинний, поточна редакція — Редакція від 07.11.2018, підстава - z0721-18



Додаток 3
до Правил роботи
архівних установ України

АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду



Додаток 4
до Правил роботи
архівних установ України

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву


______
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата

Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду

АКТ

_______________№_____________
______________________________
                    (місце складення)

ПРО ВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,
ЩО НЕ СТОСУЮТЬСЯ ФОНДУ, АРХІВУ

У ході _______________________________________________________________ було

                                                                                (назва роботи)

виявлено ____________________________________________________________________
                                                               (у фонді, сховищі, робочому приміщенні)

№ з/п

Заголовок справи (документа)

Шифр (за наявності)

Передано за належністю (№ фонду цього ж архіву або назва іншого архіву та номер, наданий фонду)

1

2

3

4





Разом виявлено ______________________________________________ справ (документів)
                                                                               (цифрами і словами)

__________________________________
(найменування посади працівника архіву)

_______________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20____ р.

Зміни до облікових документів внесено:

__________________________________
(найменування посади працівника архіву)

____________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ __________ 20____ р.

Формат А4 (210 ґ 297).



Додаток 5
до Правил роботи
архівних установ України

АКТ
про вилучення документів з Національного архівного фонду



Додаток 6
до Правил роботи
архівних установ України


ЗАТВЕРДЖУЮ*
Найменування посади керівника архіву


______
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата

Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду

СПИСОК
юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву)

______________________________________________________
(повне найменування архіву)

№№ з/п

Індекс юридичної особи

Найменування юридичної особи

Форма власності на документи

Форма приймання документів (повна, вибіркова)

Наявність аудіовізуальних, науково-технічних, архівних електронних документів

Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

8

На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:

державна ____________________________________,
комунальна __________________________________,
приватна ____________________________________;
за формами приймання: повна __________________
вибіркова ____________________________________

____________________________________
(найменування посади укладача списку)

_______
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20____ р.

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
___________ № _____

СХВАЛЕНО**
Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву
_____________ № ______

__________
*Для центральних та галузевих державних архівів - Голова Укрдержархіву.
**Для центральних та галузевих державних архівів.

Формат А4 (210х297).



Додаток 7
до Правил роботи
архівних установ України


ЗАТВЕРДЖУЮ*
Найменування посади керівника архіву


______
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата

Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду

СПИСОК
юридичних та фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, які не передають документи до архіву

______________________________________________________
(повне найменування архіву)

№№ з/п

Індекс юридичної особи

Найменування юридичної або фізичної особи

Форма власності на документи

Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу

Місце зберігання документів (архівна установа, архівний підрозділ, місце проживання фізичної особи, інше)

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

I. Юридичні особи

На 01 січня 20__ року до списку внесено ______ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:

державна ________________,
комунальна ______________,
приватна ________________

II. Фізичні особи

На 01 січня 20__  року до списку внесено ________ фізичних осіб

____________________________________
(найменування посади укладача списку)

_______
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20__ р.

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
___________ № _____

СХВАЛЕНО**
Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву
_____________ № ______

__________
*Для центральних та галузевих державних архівів - Голова Укрдержархіву.
**Для центральних і галузевих державних архівів.

Формат А4 (210х297).



Додаток 8
до Правил роботи
архівних установ України


ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву


______
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата

Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду

СПИСОК
юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду

______________________________________________________
(повне найменування архіву)

№№ з/п

Індекс юридичної особи

Найменування юридичної особи

Форма власності на документи

Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу

Примітки

1

2

3

4

5

6

На 01 січня 20__ року до списку внесено ______ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:

державна _______________,
комунальна _____________,
приватна _______________

____________________________________
(найменування посади укладача списку)

_______
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20__ р.

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
__________ № _____


Формат А4 (210х297).



Додаток 9
до Правил роботи
архівних установ України

АКТ
приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання



Додаток 10
до Правил роботи
архівних установ України

Картка обліку роботи
з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи Національного архівного фонду





Індекс юридичної особи

Найменування юридичної особи, її підпорядкованість

Місцезнаходження юридичної особи



Відомості про укладання угоди з архівом

Форма власності на документи

Місце зберігання документів (адреса)




Прізвище, ім’я, по батькові, № телефону

керівника юридичної особи

Голови ЕК юридичної особи

керівника служби діловодства

зав. архівним підрозділом (особи, відповідальної за архів)





Дата створення (реєстрації) юридичної особи

Дата, № наказу про створення ЕК юридичної особи

Дата, № наказу про призначення особи, відповідальної за архів




Погодження з ЕПК державного архіву (дата, № протоколу) нормативно-методичних документів

інструкції з діловодства

номенклатури справ

положення про ЕК

положення про архівний підрозділ





Відомості про перевіряння

Дата

Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка проводила перевіряння

Тема перевіряння

Примітки

Відомості про упорядкування та передавання документів до архіву

Схвалення ЕПК

Погодження ЕПК

Схвалення ЕК юридичної особи

Передавання справ до архіву

описів справ постійного зберігання

описів справ з кадрових питань (особового складу)

актів про вилучення для знищення

описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання

кількість

крайні дати

кількість

крайні дати

кількість

крайні дати

кількість

крайні дати

кількість

крайні дати

дата, № акта

Назва, дата, № документа про ліквідацію юридичної особи

Відомості про передавання документів на постійне зберігання до архіву і місце зберігання справ з кадрових питань (особового складу) після ліквідації юридичної особи

Формат А4 (210х297).



Додаток 11
до Правил роботи
архівних установ України

АРКУШ ФОНДУ



Додаток 12
до Правил роботи
архівних установ України

____________________________________________________________________
(найменування архіву)

КНИГА ОБЛІКУ
надходжень документів на постійне зберігання

Том № _____________

Почато ____________

Закінчено __________

Формат А4 (210х297).

№ з/п

Дата запиcу

Назва, № і дата документа, за яким прийнято надходження

Назва фонду

Крайні дати доку-ментів

Кількість

Короткий зміст і характеристика стану документів

Найменування юридичної особи або прізвище фізичної особи, від якої надійшли документи, та її місцезнаходження/місце проживання

Прізвище працівника архівної установи, який здійснив приймання

№ фонду

Примітки






спр.

док.

арк.

аед*






1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Разом надійшло за _____ рік __________ справ + _______ документів +_________ аркушів, у тому числі:

від юридичних осіб _____ справ, документів особового походження ______________ справ + __________ документів +____________ аркушів;

__________________архівних електронних справ* (________ разом по цих справах архівних електронних документів*) + __________ архівних електронних документів*, у тому числі:

від юридичних осіб _________ архівних електронних справ* (_______ разом по цих справах архівних електронних документів*), документів особового походження __________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих справах архівних електронних документів*) + ________ архівних електронних документів*.

________________________________
(найменування посади)

_________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

__________
* Заповнюється за наявності архівних електронних документів.

Формат А4 (210х297).



Додаток 13
до Правил роботи
архівних установ України

________________________________________________________________
(найменування архіву)

КНИГА
обліку надходжень страхового фонду

Том № _____________

Почато ____________

Закінчено __________

Формат А4 (210х297).

№№ з/п

Дата надходження

Документ, за яким прийнято копії

Дата копіювання

№№ фондів

№№ описів

Кількість справ УД, внесених до од. зб. СФ

СФ (кільк. од. зб.)

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Разом надійшло за ______ рік _____________________________од. зб. страхового фонду,
                                                                                      (цифрами і словами)

скопійовано _______________________________________________ од. зб., у тому числі
                                                                             (цифрами і словами)

_________________________________________________________ архівних електронних,
                                                                  (цифрами і словами)

________________________________________________________________ унікальних.
                                                                     (цифрами і словами)

________________________________
(найменування посади)

_________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)



вгору