Про затвердження Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, [...]
Мін'юст України; Наказ, Правила, Форма типового документа [...] від 15.03.2013447/5
Документ z0431-13, чинний, поточна редакція — Редакція від 27.07.2018, підстава z0799-18
( Увага Остання подія — Редакція відбудеться 07.11.2018, підстава z0721-18 )
 

Сторінки:  1  [ 2 ]  3  4  5
« попередня сторінканаступна сторінка »  

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

1. Складення номенклатури справ

1.1. Арбітражний керуючий протягом місяця з дня внесення щодо нього інформації до Єдиного реєстру арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) України складає номенклатуру справ за формою згідно з додатком 16 до цих Правил та на підставі Примірної номенклатури справ арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) (далі - Примірна номенклатура) згідно з додатком 17 до цих Правил.

1.2. Номенклатура справ, що складається арбітражним керуючим вперше, схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) головного територіального управління юстиції та погоджується з експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву. Надалі номенклатура справ схвалюється ЕК головного територіального управління юстиції лише у разі суттєвих змін у складі справ.

Номенклатура справ складається у трьох примірниках: перший (недоторканний) примірник зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, другий примірник є робочим і використовується в практичній роботі безпосередньо арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, а третій примірник залишається в головному територіальному управлінні юстиції.

1.3. Номенклатура справ щороку до 25 грудня переглядається, уточнюється, передруковується, складається у двох примірниках, затверджується арбітражним керуючим та запроваджується в дію з 1 січня наступного календарного року.

1.4. З Примірної номенклатури до номенклатури справ арбітражного керуючого переносяться лише ті заголовки справ, документи яких фактично створюються під час діяльності арбітражного керуючого. При цьому заголовки справ конкретизуються і уточнюються (вказують авторів, види документів тощо). До номенклатури справ дозволяється включати також заголовки справ, що не передбачені Примірною номенклатурою.

Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в номенклатурі справ дозволяється об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені в Примірній номенклатурі. Подрібнення справ може здійснюватися і за кореспондентами.

До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

1.5. Строки зберігання справ, передбачені Примірною номенклатурою, переносяться до номенклатури справ арбітражного керуючого. Скорочувати строки зберігання не дозволяється.

Для документів, не передбачених Примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).

{Абзац другий пункту 1.5 глави 1 розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2305/5 від 06.07.2018}

1.6. При оформленні номенклатури справ арбітражного керуючого необхідно дотримуватися таких вимог.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс, що наводиться у першій графі. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

Наприклад: 02-08, де 02 - найменування напряму діяльності, 08 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наводиться заголовок справи, який повинен чітко у стислій формі відображати склад і зміст документів справи. Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); кореспондент або адресат; короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої (якого) належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживається узагальнений термін "документи", а основні види документів, згруповані у справі, зазначаються в дужках.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від державних органів, громадян, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення календарного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому календарному році.

У четвертій графі вказуються строки зберігання і посилання на статті Примірної номенклатури або Переліку типових документів з урахуванням приміток ("після закінчення журналу та повернення документів", "після заміни новими" тощо.)

Строк зберігання "Доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається арбітражним керуючим, але не може бути менше одного року. Строк зберігання "До припинення діяльності" означає, що документи безстроково зберігаються в арбітражного керуючого, а в разі припинення його діяльності документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до відповідної архівної установи згідно з пунктом 5.1 глави 5 розділу V цих Правил.

У п’ятій графі можна робити примітки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про осіб, відповідальних за формування справ, тощо.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом.

1.7. У кінці календарного року номенклатура обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом арбітражного керуючого.

2. Формування справ

2.1. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого.

Формування номенклатурних справ арбітражного керуючого здійснює особисто арбітражний керуючий або особа, відповідальна за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого.

2.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи тимчасового зберігання; за обсягом справа тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

2.3. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

2.4. Накази з адміністративно-господарських питань і з кадрових питань групуються у різні справи.

Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання у дві справи:

накази з кадрових питань тривалого зберігання (до справи включаються накази зі строком зберігання 75 років, зокрема: про прийняття на роботу; переміщення за посадою; переведення на іншу роботу; сумісництво; звільнення; підвищення кваліфікації); зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання); оплату праці та нарахування доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпусток без збереження заробітної плати тощо);

накази з кадрових питань тимчасового зберігання (до справи включаються накази зі строком зберігання 5 років, зокрема: про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням тощо).

2.5. Протоколи систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

2.6. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

2.7. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу (трудовий договір (контракт)); особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту (копії), копія наказу про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

2.8. Звіти (статистична, оперативна та інша звітність) формуються у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.

2.9. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) осіб, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим, систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату коштів (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

2.10. Усі документи з грифом "Для службового користування" формуються в одну справу.

Після закінчення календарного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається поаркушно. Документи тривалого (понад 10 років) зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

2.11. Арбітражний керуючий, який виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у справі про банкрутство, зобов’язаний вести справу щодо кожного боржника (банкрута), до якої долучаються документи та витяги з них або їх копії, що пов’язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов’язків, зокрема:

ухвали, постанови господарського суду у справі про банкрутство, інші судові ухвали, рішення, які стосуються справи;

протоколи зборів кредиторів;

реєстр вимог кредиторів, письмові заяви кредиторів з вимогами до боржника та результати їх розгляду (рішення про визнання чи відхилення вимог);

протоколи комітету кредиторів;

листування арбітражного керуючого щодо забезпечення ним виконання покладених обов’язків;

звіти арбітражного керуючого та додатки до них, надані комітету кредиторів та господарському суду, у тому числі копії актів приймання-передавання документів (справ) підприємства-банкрута до відповідної архівної установи;

документи, які підтверджують витрати арбітражного керуючого у зв’язку з виконанням ним своїх повноважень;

плани санації, зміни та додатки до них;

мирові угоди та додатки до них;

документи, що підтверджують виконання плану санації;

копії заяв, позовних заяв та клопотань, що подаються арбітражним керуючим до суду, щодо забезпечення ним виконання покладених обов’язків;

акти інвентаризації і аналіз фінансово-господарського стану боржника;

звіт про оцінку майна (акт оцінки майна) боржника (банкрута);

копії договорів, що пов’язані з ліквідацією боржника (банкрута);

протоколи проведення аукціонів;

документи щодо формування ліквідаційної маси;

перелік майна боржника (банкрута), що є предметом забезпечення;

документи, що підтверджують погашення вимог кредиторів;

ліквідаційний баланс;

інші документи, що пов’язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов’язків.

3. Зберігання документів у поточному діловодстві

3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву арбітражного керуючого зберігаються за місцем їх формування.

3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Якщо в офісі працюють двоє чи більше арбітражних керуючих, їх документи поточного діловодства та архіви повинні зберігатися в окремих шафах або окремих кімнатах для зберігання архівних документів.

Документи, передані до архіву арбітражного керуючого, повинні зберігатися окремо від документів поточного діловодства.

3.3. Вилучення документів з поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого допускається лише за рішенням суду в порядку, передбаченому законом, про що складається у двох примірниках акт про вилучення документів (справ) за формою згідно з додатком 18 до цих Правил: перший примірник зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, а другий примірник передається відповідному державному органу, що вилучив документи. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії, які засвідчуються в установленому цими Правилами порядку.

3.4. У разі вилучення документів відповідно до пункту 3.3 цієї глави та видавання справ і документів поточного діловодства арбітражного керуючого для ознайомлення та роботи обов’язково проставляються відмітки у журналі реєстрації видачі справ та документів поточного діловодства арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) за формою згідно з додатком 19 до цих Правил.

V. Порядок підготовки справ для архівного зберігання та архівне зберігання

1. Експертиза цінності документів

1.1. Експертиза цінності документів здійснюється арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, щороку та у разі припинення діяльності арбітражного керуючого на підставі Переліку типових документів та номенклатури справ шляхом поаркушного перегляду кожної справи.

1.2. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів тривалого (понад 10 років) зберігання для подальшого їх зберігання в архіві арбітражного керуючого, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

1.3. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

1.4. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

1.5. Підготовка й оформлення документів та групування їх у справи для архівного зберігання арбітражного керуючого включають перевірку правильності формування документів у справи, наявність їх відповідно до затвердженої номенклатури справ та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до справи, а у передбачених законодавством випадках - копій з документів, які необхідні для здійснення діяльності арбітражного керуючого, наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення справ та відповідність їх номенклатурі справ.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ арбітражний керуючий зобов’язаний їх усунути.

1.6. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів залишають засвідчені в установленому законодавством порядку копії відповідних документів.

1.7. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2013 році, починається з 01 січня 2014 року.

2. Оформлення справ для архівного зберігання

2.1. Оформлення справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань передбачає нумерацію аркушів у справі, складення внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

2.2. З метою дотримання порядку розміщення документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або простим олівцем таким чином, щоб не зачепити текст. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

Аркуші кожного тому справи нумеруються окремо, починаючи з № 1.

Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

2.3. Внутрішній опис складається до справ тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та справ боржників на окремому аркуші за формою згідно з додатком 20 до цих Правил.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами і словами кількість документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується арбітражним керуючим.

Внутрішній опис підшивається на початку справи, а засвідчувальний напис справи підшивається в кінці справи.

2.4. У засвідчувальному написі за формою згідно з додатком 21 до цих Правил зазначаються цифрами і словами кількість аркушів та окремо літерні аркуші, пропущені номери аркушів та кількість аркушів внутрішнього опису у справі. У графі "Особливості фізичного стану та формування справи" засвідчувального напису вказуються всі дефекти, які неможливо усунути (пошкоджені аркуші, зруйновані, залиті чорнилом), наприклад:

"Нижній кут 20 аркуша частково відірвано, верхній кут 85 аркуша залито чорнилом. Крім того, внутрішній опис на 2 аркушах".

2.5. Підшивання документів у справи здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см.

Підшивання здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розміщений близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

2.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки тощо) зі справи видаляються.

2.7. Обкладинки справ оформляються за формою згідно з додатком 22 до цих Правил.

Обкладинки справ з документами, які підлягають тривалому (понад 10 років) зберіганню та з кадрових питань, повинні бути виготовлені з твердого картону.

Написи на обкладинках справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Заголовок на обкладинку справи переноситься з номенклатури справ після його уточнення.

2.8. На обкладинках справ, журналів обов’язково зазначаються:

прізвище, ім’я, по батькові арбітражного керуючого, найменування справи, строк її зберігання;

якщо справа складається з декількох томів (частин), зазначається порядковий номер чергового тому (частини);

число, місяць, рік початку і закінчення справи зазначаються арабськими цифрами, місяць - словами. Дати початку і закінчення справи повинні відповідати крайнім датам документів, які до неї підшиті, у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки";

номер справи за описом, номер опису та номер архівного фонду за погодженням з відповідним державним архівом.

2.9. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ тривалого (понад 10 років) зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості.

3. Складення описів справ

3.1. Опис справ складається арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, згідно з додатками 23, 24 до цих Правил.

3.2. Описи справ укладаються окремо на справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.

Справи кожного року становлять річний розділ опису.

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі припинення діяльності арбітражного керуючого такі описи складаються обов’язково.

3.3. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ, про наявність копій документів у справі.

3.4. Описи справ ведуться протягом усієї діяльності арбітражного керуючого з використанням єдиної наскрізної нумерації, доки кількість номерів справ не дійде 999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису.

3.5. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: "Документи за цей рік див. також у розділі за ______ рік, № _____".

3.6. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у трьох примірниках, підписуються арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, схвалюються ЕК головного територіального управління юстиції, після чого затверджуються арбітражним керуючим. Перший (недоторканний) примірник опису справ зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, другий примірник опису справ є робочим і використовується в практичній роботі безпосередньо арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, а третій примірник опису справ залишається в головному територіальному управлінні юстиції, ЕК якого його схвалено.

3.7. Описи справ з кадрових питань складаються у трьох примірниках, підписуються арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, схвалюються ЕК головного територіального управління юстиції, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджуються арбітражним керуючим. Перший (недоторканний) примірник опису справ зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, другий примірник опису справ є робочим і використовується в практичній роботі безпосередньо арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, а третій примірник опису справ залишається в головному територіальному управлінні юстиції, ЕК якого його схвалено.

3.8. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань підлягають обов’язковому схваленню ЕК головного територіального управління юстиції, а описи справ з кадрових питань - також погодженню ЕПК державного архіву через два роки після закінчення справ у діловодстві. Для схвалення та погодження надаються усі примірники опису справ.

3.9. Обов’язковим елементом оформлення закінченого опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань є титульний аркуш за формою згідно з додатком 25 до цих Правил.

3.10. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, за формою згідно з додатком 26 до цих Правил (далі - акт) та які не підлягають зберіганню, здійснюється після підготовки арбітражним керуючим описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань за цей самий період.

3.11. Справи (документи) включаються до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт.

Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2013 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2017 року, з п’ятирічним строком зберігання - не раніше 01 січня 2019 року, з урахуванням приміток, зазначених у номенклатурі справ.

3.12. Акт складається у трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Заголовки справ боржника, строк зберігання яких закінчився, зазначаються в акті самостійними заголовками на кожного боржника (банкрута) окремо.

Акти мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

3.13. Описи справ та акт розглядаються ЕК головного територіального управління юстиції одночасно. Схвалений ЕК головного територіального управління юстиції акт разом з описом справ з кадрових питань подається на погодження ЕПК державного архіву.

3.14. Справи (документи), відібрані для знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в акті. Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються в арбітражного керуючого.

4. Передавання справ до архіву арбітражного керуючого

4.1. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань, а також облікові документи не пізніше ніж через два роки після закінчення їх ведення у діловодстві в упорядкованому стані передаються до архіву арбітражного керуючого для подальшого зберігання та користування.

4.2. Архів арбітражного керуючого може зберігатися у шафі(ах) або у відповідно обладнаній для цього кімнаті.

Забороняється розміщувати шафи для зберігання архіву у місцях, де відвідувачі можуть безперешкодно до них підійти. У разі зберігання документів поточного діловодства та архіву в окремій кімнаті її зовнішні двері ізолюються металом, зачиняються, а у неробочий час - опечатуються.

4.3. За рішенням арбітражного керуючого до його архіву можуть передаватися справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання. У цьому випадку такі справи повинні зберігатися окремо від справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.

4.4. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань передаються до архіву арбітражного керуючого за описами.

Під час передачі справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань до архіву арбітражного керуючого обов’язково необхідно проводити перевірку наявності та фізичного стану кожної справи відповідно до опису справ.

У кінці кожного примірника опису справ зазначається цифрами і словами кількість переданих до архіву арбітражного керуючого справ, що засвідчується підписом арбітражного керуючого або особою, відповідальною за організацію його діловодства та архіву, з проставленням дати передачі справ до архіву арбітражного керуючого.

4.5. У разі вилучення документів відповідно до пункту 3.3 глави 3 розділу IV цих Правил та видавання справ і документів з архіву арбітражного керуючого для ознайомлення та роботи обов’язково проставляються відмітки у журналі реєстрації видачі справ та документів з архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) за формою згідно з додатком 27 до цих Правил.

5. Передавання справ документів поточного діловодства та архівних справ арбітражного керуючого у разі припинення його діяльності до архівної установи

5.1. У разі припинення діяльності арбітражного керуючого справи, що сформувались під час його діяльності, передаються за описами для подальшого зберігання та користування:

з кадрових питань - до архівної установи органу місцевого самоврядування за місцезнаходженням офісу арбітражного керуючого, яка здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних та фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, а у разі відсутності такої установи на відповідній території - до державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

тривалого (понад 10 років) зберігання, а також документи, строки зберігання яких не закінчилися, та документи, не закінчені у поточному діловодстві, - до архіву головного територіального управління юстиції.

5.2. Особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, зобов’язана забезпечити впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати особам, які перебували у трудових відносинах з арбітражним керуючим.

5.3. Особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, зобов’язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу Міністерства юстиції України про анулювання свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) передати до відповідної архівної установи, зазначеної у пункті 5.1 цієї глави, усі справи документів поточного діловодства та архів арбітражного керуючого. У разі якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений за погодженням з головним територіальним управлінням юстиції, однак не більше ніж на місяць.

5.4. У разі неможливості або відмови особи, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, особисто здійснити передачу справ документів поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого у встановлені строки цей обов’язок покладається на головне територіальне управління юстиції. У цьому випадку передачу на зберігання до архівної установи справ документів поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого з одночасним складанням описів справ та акта про вилучення справ арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) за формою згідно з додатком 28 до цих Правил здійснює головне територіальне управління юстиції.

5.5. При підготовці документів для передачі на зберігання до відповідної архівної установи або архіву головного територіального управління юстиції перевіряються правильність формування документів у справи, оформлення справ та відповідність їх опису справ або номенклатурі справ.

5.6. У разі виявлення недоліків у формуванні документів у справи арбітражний керуючий зобов’язаний їх усунути.

5.7. У разі виявлення нестачі документів поточного діловодства або архіву арбітражний керуючий повинен вжити необхідних заходів для їх розшуку, зокрема здійснити повторну перевірку всіх наявних документів та записів у відповідних журналах реєстрації, описах справ; повідомити органи Національної поліції, якщо є підстави вважати, що причиною нестачі документів є протиправні дії тощо; за можливості забезпечити відтворення втрачених документів.

{Абзац перший пункту 5.7 глави 5 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2305/5 від 06.07.2018}

Якщо заходи щодо розшуку чи відтворення втрачених документів позитивних наслідків не дали, складається акт про нестачу документів поточного діловодства або/та архівних справ (документів) за формою згідно з додатком 29 до цих Правил, про що необхідно повідомити головне територіальне управління юстиції.

5.8. При підготовці документів для передавання їх на зберігання до відповідної архівної установи або архіву головного територіального управління юстиції особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, спільно з членами ЕК головного територіального управління юстиції проводить перевірку наявності справ (документів) згідно з номенклатурою справ.

5.9. Особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, зобов’язана передати справи на зберігання до архівної установи або архіву головного територіального управління юстиції згідно із затвердженими описами справ. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до відповідної архівної установи або архіву головного територіального управління юстиції, проставляються номери відсутніх справ, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

5.10. Справи, що передаються до відповідної архівної установи або архіву головного територіального управління юстиції, повинні бути зв’язані належним чином.

5.11. Підготовлені до передачі документи доставляються до архівної установи або архіву головного територіального управління юстиції вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі особи, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, а у випадку, передбаченому пунктом 5.4 цієї глави, - відповідальної особи головного територіального управління юстиції.

5.12. При передаванні особою, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, документів поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого на зберігання до відповідної архівної установи або архіву головного територіального управління юстиції складається у трьох примірниках акт приймання-передавання за формою згідно з додатком 30 до цих Правил, один з яких разом з документами передається до відповідної архівної установи або архіву головного територіального управління юстиції, другий залишається у особи, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, а третій передається до головного територіального управління юстиції і долучається до справи арбітражного керуючого.

VІ. Порядок організації роботи з документами в офісі

6.1. Арбітражний керуючий зобов’язаний мати для здійснення своєї діяльності офіс.

Арбітражний керуючий може мати лише один офіс.

6.2. Арбітражний керуючий після отримання свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) та внесення Міністерством юстиції України запису до Єдиного реєстру арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) України щодо нього зобов’язаний повідомити головне територіальне управління юстиції за місцезнаходженням його офісу про отримання ним свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), а після призначення господарським судом розпорядником майна, керуючим санацією, ліквідатором повідомити відповідне головне територіальне управління юстиції за місцезнаходженням боржника (банкрута) про своє призначення.

6.3. Інформація, передбачена пунктом 6.2 цього розділу, надається арбітражним керуючим за формою та в порядку, встановленими законодавством.

6.4. Офісом може бути нежитлове приміщення або його частина, яке (яка) належить арбітражному керуючому на праві власності або користування та відповідає вимогам, установленим цими Правилами.

6.5. Офіс повинен бути належно пристосований до роботи арбітражного керуючого та осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах (помічники), з документами, до роботи технічного персоналу, а також до стажування у арбітражного керуючого стажиста.

6.6. Офіс повинен бути придатним для зберігання документів діловодства, архіву, печатки та штампів (за наявності) арбітражного керуючого, прийому громадян, роботи комісії з перевірки діяльності арбітражного керуючого та забезпечення виконання пункту 1.2 глави 1 розділу III цих Правил протягом усього строку здійснення ним діяльності.

6.7. Офіс повинен бути захищений від несанкціонованого проникнення, а саме повинна бути встановлена охоронна сигналізація. У разі укладення договору щодо охорони офісу такий договір укладається між арбітражним керуючим та відповідним суб’єктом господарювання.

6.8. Біля входу в офіс повинна бути інформаційна вивіска, що ідентифікує офіс арбітражного керуючого.

Вивіска має містити напис "контора арбітражних керуючих", якщо в офісі працюють два та більше арбітражних керуючих, або "офіс арбітражного керуючого", якщо арбітражний керуючий працює одноособово.

6.9. Біля входу в офіс також розміщується інформація щодо часу прийому громадян, часу початку та закінчення робочого дня, часу обідньої перерви, вихідних днів.

6.10. Арбітражний керуючий повинен здійснювати прийом громадян в офісі, про що ведеться журнал за формою згідно з додатком 31 до цих Правил, відповідно до встановленого ним графіка, однак не менше однієї години на два тижні.

6.11. Арбітражний керуючий зобов’язаний забезпечити подання необхідних відомостей і документів на першу вимогу Міністерства юстиції України, головного територіального управління юстиції, комісії з перевірки діяльності арбітражного керуючого, Дисциплінарної комісії арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) та Кваліфікаційної комісії арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів).

6.12. Реєстрація відряджень арбітражного керуючого, пов’язаних з його діяльністю, до іншої адміністративно-територіальної одиниці, ніж у якій знаходиться офіс арбітражного керуючого, та реєстрація листків непрацездатності, виданих на ім’я арбітражного керуючого та осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах, здійснюється у відповідних журналах за формами згідно з додатками 32 та 33 до цих Правил.

Директор Департаменту
нотаріату, банкрутства
та функціонування
центрального
засвідчувального органу





К.І. Чижмарь




Додаток 1
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)


ЗАТВЕРДЖУЮ

Арбітражний керуючий
(розпорядник майна, керуючий санацією,
ліквідатор)


_________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата


М.П.

АКТ

___________ № ____________
       (дата)

__________________________
                (місце складання)

про приймання-передавання документів
(справ) при звільненні особи, відповідальної
за організацію діловодства та архіву
арбітражного керуючого (розпорядника
майна, керуючого санацією, ліквідатора)

_____________________________________________________________________________
                           (підстава для передачі документів діловодства та архіву арбітражного керуючого
                                                 (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора))

_____________________________________________________________________ передав,
   (прізвище та ініціали особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву арбітражного
                 керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора))

а ____________________________________________________________________ прийняв
         (прізвище та ініціали особи, яка прийняла документи діловодства та архіву арбітражного
                              керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора))

документи поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора):

№ з/п

Індекс справи за номенклатурою справ

Заголовок справи

Дата справи

Примітка

1

2

3

4

5

Номери відсутніх справ __________________________________________.

Разом прийнято ___________________________________________ справ.
                                                                     (цифрами та словами)

Передавання здійснив:

Приймання здійснив:

________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата

Дата




Додаток 2
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210х297 мм) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148х210 мм) - через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування арбітражного керуючого.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування арбітражного керуючого у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів тривалого (понад 10 років) зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боках аркуша.



Додаток 3
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

  Пошук Знайти слова на сторiнцi:     
* тiльки українськi (або рос.) лiтери, мiнiмальна довжина слова 3 символи...

Сторінки:  1  [ 2 ]  3  4  5
« попередня сторінканаступна сторінка »